La GEPP (Gestion des Emplois et des Parcours Professionnels) est un outil essentiel pour anticiper les besoins en compétences et accompagner les transformations de l’entreprise. Elle permet de relier stratégie, métiers et compétences, tout en sécurisant les parcours professionnels des salariés. Mais combien de temps faut-il pour mettre en place une démarche GEPP ? Quelles sont les étapes à suivre et quels détails prévoir pour chaque phase ? Cet article présente les grandes étapes, les durées moyennes observées et les principaux facteurs qui influencent le calendrier d’un projet GEPP réussi.
Pourquoi la durée de la démarche est un enjeu clé ?
La réussite d’une démarche GEPP dépend en grande partie de son rythme de déploiement :
- Une mise en oeuvre trop rapide risque de négliger le diagnostic ou la mobilisation des équipes.
- Une démarche trop lente peut diluer la dynamique et décourager les acteurs.
- Enfin, la GEPP n’est pas un projet ponctuel mais un processus continu, qui doit être suivi, ajusté et actualisé au fil du temps.
Le temps global varie selon les motivations qui poussent l’entreprise à engager une démarche GEPP.
Selon les données de la Dares, seules 4% des entreprises mentionnent la GEPP dans leurs accords d’entreprise, signe que la démarche reste souvent sous-estimée ou insuffisamment formalisée.
Les grandes étapes d’une démarche GEPP et leurs durées estimés
Suivre une méthode GEPP structurée en étapes contribue également à optimiser la durée du projet.
1. Préparation et cadrage
La compréhension des enjeux GEPP permet de mieux anticiper le temps nécessaire à chaque étape.
Durée estimée : 2 à 4 semaines
Objectifs :
- Définir le périmètre du projet (population concernées, sites, horizon temporel).
- Identifier les enjeux stratégiques et les compétences critiques.
- Constituer un comité de pilotage et désigner un responsable de la démarche.
Bonnes pratiques :
- Impliquer la direction et les représentants du personnel dès cette phase.
- Poser un calendrier clair et des livrables identifiés pour chaque étape.
2. Diagnostic des emplois et des compétences
Durée estimée : 4 à 8 semaines
Objectifs :
- Dresser un état des lieux des emplois, compétences, âges, qualifications et mobilités.
- Identifier les emplois sensibles, les compétences clés et les écarts entre l’existant et les besoins futurs.
Facteurs qui influent sur la durée :
- Taille et complexité de l’organisation,
- Qualité des données RH disponibles (fiches de poste, référentiels),
- Implication des managers et salariés .
Bonnes pratiques :
- Utiliser des entretiens ou ateliers ciblés plutôt que des questionnaires trop larges.
- Centraliser les données RH dans un tableau de bord unique.
3. Projection des besoins et plan d’actions
Durée estimée : 3 à 6 semaines
Objectifs :
- Anticiper les évolutions des métiers (digitalisation, transition écologique, automatisation, etc.).
- Mesurer les écarts entre les compétences actuelles et futures.
- Élaborer un plan d’actions : formation, mobilité interne, recrutement, reconversion, etc.
Bonnes pratiques :
- Fixer des échéances précises pour chaque action.
- Associer les managers pour valider les hypothèses d’évolution des métiers.
4. Formalisation et négociation
Durée estimée : 4 à 12 semaines
Objectifs :
- Rédiger le document de synthèse ou l’accord GEPP.
- Négocier avec les représentants du personnel lorsque la loi l’impose (notamment pour les entreprises de 300 salariés ou plus).
- Communiquer les résultats et les orientations à l’ensemble du personnel.
Facteurs de prolongation :
- Multiplicité des établissements.
- Divergences entre partenaires sociaux.
- Absence de données consolidées pour appuyer les décisions.
5. Mise en oeuvre et suivi
Durée estimée : 6 à 12 mois
Objectifs :
- Déployer les actionsprévues : formation, mobilité, recrutement, aménagement des parcours.
- Mettre en place les outils de suivi des indicateurs (écarts de compétences, taux de mobilité, etc.).
- Ajuster le plan d’action selon les retours d’expérience et les évolutions économiques.
Bonnes pratiques :
- Organiser un suivi régulier du plan (par trimestre ou semestre).
- Mettre à jour les cartographies de compétences au moins une fois par an.
- Valoriser les réussites pour maintenir la dynamique.
Récapitulatif des durées estimées
- Phase de préparation et de cadrage : 2 à 4 semaines
- Diagnostic emplois & compétences : 4 à 8 semaines
- Projection & plan d’actions : 3 à 6 semaines
- Formalisation / Négociation : 4 à 12 semaines
- Mise en oeuvre & suivi : 6 à 12 mois
En moyenne, il faut compter 3 à 6 mois pour la conception de la démarche, puis 6 à 12 mois pour le déploiement opérationnel.
Facteurs qui influencent la durée
Certains dirigeants accélèrent la démarche lorsqu’ils ont clairement identifié les bénéfices GEPP pour leur organisation.
Facteurs d’allongement
- Données RH incomplètes ou obsolètes.
- Organisation complexe (multi-sites, multi-métiers).
- Faible mobilisation des acteurs internes.
- Processus de négociation long.
Facteurs d’accélération
- Référentiels métiers et compétences déjà existants.
- Implication forte de la direction et des managers.
- Taille modérée de l’entreprise.
- Outils numériques de gestion des compétences ou d’analyse RH.
Le cadre légal et sa durée de référence
Pour les entreprises de plus de 300 salariés, la négociation d’un accord GEPP (ou d’un plan unilatéral) est obligatoire.
- Cet accord ne peut excéder 4 ans.
- Il doit définir les grandes orientations en matière d’emploi, de formation, de mobilité et de gestion des compétences.
- Les entreprises de plus petite taille, bien que non soumises à cette obligation, sont encouragées à mettre en oeuvre une GEPP volontaire.
Bonnes pratiques pour tenir les délais
- Définir un calendrier précis dès le cadrage.
- Prévoir des points d’étape réguliers pour piloter l’avancement.
- Mobiliser un comité de pilotage restreint et réactif.
- Communiquer fréquemment auprès des équipes pour maintenir l’adhésion.
- Déployer la démarche par étapes (par métiers, site ou filière) pour plus de souplesse.
- Utiliser des outils de suivi des actions et des indicateurs clés (KPI).
Quand considérer qu’une démarche GEPP est « terminée » ?
La démarche GEPP n’a pas de fin fixe :
- On peut considérer qu’elle est « mise en place » une fois le diagnostic, le plan d’actions et les premières actions réalisés.
- Cependant, elle doit être révisée chaque année pour suivre les évolutions du marché, des métiers et des compétences.
- En pratique, un cycle complet de GEPP dure 3 à 4 ans, avant d’être actualisé ou relancé.
Exemple de calendrier type pour une PME
Entreprise de 150 salariés, un seul site :
- Mois 1 : cadrage et mobilisation du comité de pilotage.
- Mois 2-3 : diagnostic des emplois et des compétences.
- Mois 4 : ateliers de projection et plan d’action.
- Mois 5 : validation et communication interne.
- Mois 6-12 : déploiement et suivi des premières actions.
Dans ce scénario, la GEPP est opérationnelle en environ 12 mois, avec un premier bilan à un an. Pour les structures plus importantes, le processus peut s’étaler sur 18 à 24 mois avant stabilisation.
En résumé
- Une démarche GEPP efficace se déploie généralement sur 3 à 6 mois de conception et 6 à 12 mois de mise en oeuvre.
- C’est un processus évolutif et continu, à ajuster selon les transformations de l’entreprise.
- La réussite repose sur la clarté du cadrage, la qualité du diagnostic, la mobilisation des acteurs et le suivi dans le temps.
